1. Introduction
La société OMNISOFT, soucieuse de la protection des données personnelles et du respect de la vie privée, s’engage à assurer le meilleur niveau de protection des données personnelles des utilisateurs de son site internet https://www.omnisoft.re.
La présente politique de confidentialité a pour objet d'informer les personnes concernées sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées et protégées par OMNISOFT, que ces données soient recueillies via son site internet https://www.omnisoft.re, dans le cadre de la relation client, ou lors des échanges téléphoniques avec ses services, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la législation française en vigueur.
2. Responsable du traitement des données
Le responsable du traitement des données personnelles est :
OMNISOFT
SARL au capital social de 1 784,00 €
Siège social : 1 rue Valmy, ZI Bel Air, 97450 Saint-Louis
Email : contact@omnisoft.re
Téléphone : 02 62 59 38 00
3. Données personnelles collectées
OMNISOFT est susceptible de collecter les catégories de données personnelles suivantes :
a) Via les formulaires de contact
Nom et prénom
Adresse email
Numéro de téléphone (le cas échéant)
Profession
Objet du message
Contenu du message
b) Via l’espace client
Identité (nom, prénom)
Coordonnées professionnelles
Adresse email
Identifiants de connexion
Informations nécessaires à la gestion de la relation client
c) Via nos envois d'e-mails (newsletters, e-mails transactionnels)
Nos e-mails contiennent un pixel de mesure dont le suivi est anonymisé : les ouvertures et les clics sont comptabilisés de manière globale, au niveau de la campagne, sans être rattachés à un destinataire identifié. Les adresses e-mail et adresses IP associées à ces mesures sont anonymisées
Seule la date de la dernière ouverture connue de nos e-mails est conservée, à la journée, à seule fin d'identifier les destinataires inactifs et de les retirer de nos listes
d) Via nos échanges téléphoniques
Les appels entrants traités par nos files d'attente (support pharmacies, support infirmiers libéraux, administration) font l'objet d'un enregistrement. Sont alors collectés :
- le contenu de la conversation ;
- le numéro de l'appelant et celui de la ligne appelée ;
- la date, l'heure et la durée de l'appel ;
- le service et le collaborateur ayant traité l'appel.
L'appelant est informé de cet enregistrement par un message diffusé avant la mise en relation et peut s'y opposer à tout moment en composant la touche 3 de son clavier téléphonique. L'appel se poursuit alors normalement, sans enregistrement.
Les messages laissés sur nos boîtes vocales font l'objet d'un traitement distinct : ils sont transmis par courrier électronique au service concerné et supprimés du système téléphonique.
Les données collectées sont strictement nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées.
4. Finalités du traitement
Les données personnelles collectées sont utilisées pour :
répondre aux demandes de contact et d’information,
gérer l’accès et l’utilisation de l’espace client,
assurer le suivi de la relation client et le support,
assurer la qualité de nos prestations de support, la formation de nos équipes et, le cas échéant, la preuve des échanges intervenus dans le cadre de la relation contractuelle,
améliorer les services et l’expérience utilisateur,
envoyer nos communications, newsletters et e-mails transactionnels, et mesurer leur efficacité afin d'améliorer nos services,
respecter les obligations légales et réglementaires.
5. Base légale du traitement
Les traitements de données personnelles mis en œuvre par OMNISOFT reposent sur les bases légales suivantes :
- le consentement de l'utilisateur (article 6.1.a du RGPD), pour les demandes adressées via le formulaire de contact et pour l'envoi de nos communications commerciales lorsque celui-ci est requis ;
- l'exécution du contrat ou de mesures précontractuelles (article 6.1.b du RGPD), pour la gestion de l'espace client, le suivi de la relation client et la fourniture de nos prestations de support et de maintenance ;
- le respect d'obligations légales (article 6.1.c du RGPD), notamment en matière comptable et fiscale ;
- l'intérêt légitime d'OMNISOFT (article 6.1.f du RGPD) à assurer le bon fonctionnement et la sécurité de son site et de ses systèmes d'information, ainsi qu'à adresser des communications commerciales à des professionnels dans les conditions prévues à l'article L. 34-5 du code des postes et des communications électroniques.
Mesure de nos e-mails : L'utilisation d'un pixel de mesure dans nos e-mails relève de l'article 82 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, dite « Informatique et Libertés ». OMNISOFT ayant fait le choix d'un suivi entièrement anonymisé, aucune donnée d'ouverture ou de clic n'est rattachée à un destinataire identifié. Seule la date de la dernière ouverture connue de nos e-mails est conservée, à seule fin de mesurer la délivrabilité de nos envois et d'identifier les destinataires inactifs, conformément à l'exemption de consentement prévue par ce même article.
Enregistrement des appels : l'enregistrement des appels reçus par nos services de support repose sur l'intérêt légitime d'OMNISOFT (article 6.1.f du RGPD) à améliorer la qualité de ses prestations, à former ses collaborateurs et à disposer d'un élément de preuve des instructions reçues dans le cadre de l'exécution de ses contrats de maintenance. Cet enregistrement n'est ni permanent ni systématique : il concerne les seuls appels traités par nos files d'attente de support, et toute personne peut s'y opposer en début d'appel selon les modalités indiquées ci-dessus.
6. Destinataires des données
Les données personnelles collectées sont destinées aux services internes d'OMNISOFT, dans la limite des habilitations accordées à chaque collaborateur selon ses fonctions. L'accès aux enregistrements d'appels est restreint aux seules personnes habilitées à en connaître dans le cadre des finalités mentionnées à l'article 4, et fait l'objet d'une traçabilité.
Elles peuvent être communiquées, de manière encadrée et dans la seule mesure nécessaire à l'exécution de leurs missions, aux sous-traitants suivants, agissant sur instruction d'OMNISOFT et liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :
- Odoo S.A. - hébergement du site internet et de l'outil de gestion de la relation client ;
- Brevo (Sendinblue SAS) - hébergement de nos listes de contacts et acheminement de nos communications par e-mail ;
- Infomaniak Network SA - hébergement de nos sauvegardes et de l'archivage de notre système de téléphonie ;
- nos prestataires techniques d'infogérance et de maintenance des systèmes d'information.
Aucune donnée personnelle n'est vendue, louée ou cédée à des tiers, ni utilisée à des fins publicitaires pour le compte de tiers.
7. Hébergement et localisation des données
Le site internet et l'outil de gestion de la relation client sont hébergés par Odoo S.A., dont les infrastructures sont situées au sein de l'Union européenne.
Les données relatives à nos contacts et à nos envois d'e-mails sont hébergées par Brevo (Sendinblue SAS), société de droit français dont les serveurs sont situés au sein de l'Union européenne.
Les données issues de notre système de téléphonie - enregistrements d'appels, messages vocaux et sauvegardes de configuration - sont hébergées par Infomaniak Network SA, société de droit suisse dont le siège est situé rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (Genève), et dont les centres de données sont implantés exclusivement en Suisse. La Confédération suisse figure parmi les pays reconnus par la Commission européenne comme assurant un niveau de protection adéquat des données personnelles au sens de l'article 45 du RGPD ; ce transfert ne requiert donc aucune garantie complémentaire.
Dans l'hypothèse où un transfert de données hors de l'Union européenne s'avérerait nécessaire, celui-ci ne serait réalisé qu'à destination d'un pays reconnu comme offrant un niveau de protection adéquat par la Commission européenne, ou sur le fondement de garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD, notamment les clauses contractuelles types.
8. Durée de conservation des données
Les données personnelles ne sont pas conservées au-delà de la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées :
| Catégorie de données | Durée de conservation |
|---|---|
| Demandes via le formulaire de contact (sans suite commerciale) | 1 an à compter de la dernière prise de contact |
| Données de prospects | 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect |
| Données clients (gestion de la relation, support, espace client) | Durée de la relation contractuelle, puis 5 ans à compter de son terme au titre de la prescription commerciale |
| Pièces comptables et factures | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, conformément à l'article L. 123-22 du code de commerce |
| Date de dernière ouverture de nos e-mails | Conservée à la journée, écrasée à chaque nouvelle ouverture ; le contact est retiré de nos listes après 3 ans sans ouverture |
| Statistiques de campagne anonymisées | Sans limitation de durée, ces données ne permettant plus l'identification des personnes |
| Journaux de connexion à l'espace client | 12 mois |
Enregistrements d'appels | 6 mois à compter de l'appel |
Messages vocaux | Supprimés du système téléphonique après transmission par courriel au service concerné. Conservés 3 mois dans la messagerie interne d'OMNISOFT. |
Journaux d'appels (numéro, date, durée, service) | 12 mois |
À l'issue de ces durées, les données sont supprimées ou archivées en base d'archivage intermédiaire à accès restreint, lorsque leur conservation demeure nécessaire au respect d'une obligation légale ou à la constatation, l'exercice ou la défense d'un droit en justice.
9. Droits des utilisateurs
Conformément à la réglementation en vigueur, les utilisateurs disposent des droits suivants :
droit d’accès,
droit de rectification,
droit à l’effacement,
droit à la limitation du traitement,
droit d’opposition,
droit à la portabilité des données.
droit de retirer le consentement à tout moment, sans que cela ne remette en cause la licéité du traitement effectué avant ce retrait ;
droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 - www.cnil.fr).
L’utilisateur peut exercer ses droits à tout moment en adressant sa demande par email à : contact@omnisoft.re.
Une réponse sera apportée dans un délai maximal d’un mois.
10. Sécurité des données
OMNISOFT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la confidentialité des données personnelles, et d’empêcher tout accès non autorisé, perte ou divulgation.
11. Cookies et technologies de mesure
Le site omnisoft.re et nos e-mails peuvent utiliser des cookies, pixels invisibles ou technologies similaires (via nos outils de gestion et d'envoi Brevo et Odoo) pour assurer le bon fonctionnement du site, analyser l'audience et mesurer l'efficacité de nos campagnes.
Les modalités relatives à l’utilisation des cookies sont détaillées dans la Politique de cookies, accessible sur le site. Nos e-mails utilisent un pixel de mesure anonymisé, qui ne permet pas de vous identifier individuellement ni de vous profiler. Le lien de désinscription présent en bas de chacun de nos envois vous permet de ne plus recevoir nos communications commerciales.
12. Modification de la politique de confidentialité
OMNISOFT se réserve le droit de modifier la présente politique de confidentialité à tout moment.
Les utilisateurs sont invités à la consulter régulièrement.
13. Droit applicable
La présente politique de confidentialité est régie par le droit français.
En cas de litige, les tribunaux français seront seuls compétents.
Dernière mise à jour le 5 août 2026.